Din karriär

När du vill ta nästa steg i din ingenjörskarriär

Tips på bättre struktur och effektivitet på jobbet

Tips på bättre struktur och effektivitet på jobbet

Nu har hösten kickat igång på riktigt, där projekten ligger uppradade och överlappade, med deadlines som korsar över varandra eller i vissa fall; alla på en och samma gång. Post it-lapparna och anteckningsböckerna fylls upp med olika to-dos och allting känns som ett rent virrvarr där du helst skulle vilja göra allt samtidigt för att hinna klart. Känns det igen?

Att ha struktur i sitt arbete lindrar jobbstressen och ökar effektiviteten då du kan fokusera till 100% på alla uppgifter, snarare än att göra saker halvt. Vilket i sin tur leder till bättre resultat. Du har säkert hört de vanliga råden som att skriva ner dina to-dos, göra en prioriteringsordning eller blocka tid i kalendern gör att du får bättre struktur. Detta fungerar absolut på vissa, men långt från alla har arbeten eller arbetssätt där detta är optimalt. Här är några enkla tips som kan underlätta ditt arbete och göra att du får bättre struktur.

1. Använd korta och långa deadlines för att prioritera bättre

Att strukturera dagen genom en prioriteringsordning är någonting som många använder sig av för att få en överblick på vad som är viktigast och därefter disponera sin tid utefter vad som är viktigast. Problemet med detta är att det oftast inte blir specifikt nog, där de uppgifterna som inte brinner och akut måste lösas lätt faller bort. Sedan blir de liggandes i listan som något dovt dåligt samvete. Var istället realistisk med din prioritering, och sätt hårda och mjuka deadlines för ditt arbete. Vad hinns med under en dag egentligen och vad ska vara klart kommande månaden? Genom att sätta hårda och mjuka deadlines ser du till att alltid ligga i fas med uppgifterna och du får en överblick på om du behöver jobba över eller delegera.

2. Sortera, sortera, sortera

Kan låta dötrist, men vi spenderar mycket tid att försöka leta upp dokument, mail, rapporter, ritningar eller vad det nu kan vara varje dag. Detta effektiviserar definitivt inte arbetet, utan är enbart frustrerande och kan till och med göra att du tappar fokus på vad du gjorde. Genom att organisera upp din arbetsplats, oavsett om det är fysiskt eller digitalt material, gör att du lättare får fram den informationen du söker. Ett tydligt exempel är mailinkorgen, hur ofta rensar du den egentligen? Genom att kontinuerligt sortera viktiga mail i diverse mappar eller rensa oviktiga gör det att du enklare får koll på vad du har. Många använder mailinkorgen som en oskriven to-do lista, där mailen förblir markerade som olästa tills de är utförda. Detta är absolut inget dåligt sätt att få struktur, men kan effektiviseras genom att sortera i områden, så du inte känner dig överväldigad av alla mail som kommer in.

3. Förberedelser och efterarbete vid möten

För att få en bättre struktur på arbetsveckan och effektivisera din tid behöver också möten du deltar i vara organiserade. Vi svenskar är fenor på att ha möten enbart i syfte av att ha mötet. Se istället till att alla möten som genomförs har ett tydligt syfte, och att ditt deltagande är nödvändigt. För att möten ska bli effektiva är förberedelser ett väldigt enkelt sätt att korta ner tiden på. Avsätt därför tid både före och efter mötet redan i din kalender (så det faktiskt blir av) för att ta fram det som behövs till mötet, samt kunna göra en sammanfattning och actionplan efter mötet när minnet är som bäst. I sammanfattningen är det även där viktigt att ha en struktur som fungerar. Sätt upp deadlines, samt tydliggör vem som fick åtaganden att göra efter mötet. Har du förberett dig till mötet kortar det även ner tiden, då ni snabbare kan komma fram till beslut eller lättare håller er till ämnet och syftet till mötet.

4. Påbörja dagen med att rensa ut alla tankar

När hjärnan är pigg och alert ska vi utnyttja den till max. Känner du att du under natten kommit på en massa saker du glömt, ligger efter med, borde göra eller rent av kommit på någonting nytt du vill tillföra till ditt arbete eller arbetsplats är det viktigt att skriva ner alla direkt när du kommer till jobbet. Genom att du skriver ner allt det där som du oroat dig för ger det dig en större överblick över vad som måste göras här och nu och vilken ansträngning det är att utföra dem. Det kanske är så att du oroat dig i onödan då uppgiften inte var lika stor när du skrev ner den som du målat upp i huvudet. Känns det fortfarande stressande kan det vara bra att påbörja med de enklaste uppgifterna först. Hjärnans belöningssystem gör att du sedan lättare tar dig ann de andra åtaganden.

5. Bestäm när ska du kolla mailen

Ett sätt som direkt kan hämma effektiviteten i ditt arbete är mailen. Du är mitt uppe i ett projekt och har ett bra flyt, så kommer ett mail som gör att du tappar fokus och koncentrationen. Mailet kan också leda till att du åtar dig andra uppgifter som behöver göras, men som kanske inte hade samma prioritet som det du höll på med. När du sedan kommer tillbaka till det du gjorde innan har du antingen glömt var du slutade eller tappat själva flytet. Se till att då få en rutin och struktur på när du ska läsa dina mail. Det kanske räcker med att du öppnar upp mailen varannan timme, eller ännu färre. Sedan är det givetvis så att du inte ska ignorera mail som är akutviktiga, men de där mailen som handlar om vinterns konferens kanske kan vänta tills du har mer tid.

6. Avsluta varje dag med att planera nästa

Genom att avsluta varje dag med att bestämma vad som ska prioriteras dagen efter sparar du effektiv tid morgonen därpå. Istället för att behöva fokusera på vad som behöver göras har du det redan inbokat. Bestäm vilka uppgifter som är allra viktigast och se till att du har rätt förutsättningar att sätta igång med det första du gör när du kommer till jobbet. Ett bra tips är att avsluta varje fredag med att göra en grov plan på vad som ska göras veckan därpå. På det sättet kan du i slutet av varje dag enbart specificera kommande uppgifter och är mer proaktiv och produktion under första delen av arbetsdagen.

Genom att skapa en struktur i ditt arbetssätt gör det att det frigör onödigt stök för hjärnan, vilket gör att du blir mer produktiv och effektiv i det du gör. Alla vet oftast det bästa sättet för en själv i hur de vill strukturera. Vissa kan exempelvis behöva en striktare struktur gällande arbetsplatsen, där ett stökigt skrivbord kan göra att fokus glider iväg. För andra är ett organiserat kaos sättet att inte tappa kreativiteten och har skapat sig en struktur i det ostrukturerade. Detta är några enklare exempel på hur du kan bli mer strukturerad om du känner att du inte vet var du ska börja.


Tyckte du denna artikel var intressant? 

Kika gärna in denna: Fem tips hur du kan komma vidare i karriären om du känner att du fastnat